Client Onboarding Portal
Cómo armamos el portal de incorporación de inquilinos corporativos para una cartera de oficinas premium en el corredor Panamericana.
El problema no era tecnológico. Cuando un inquilino corporativo firmaba el contrato de un piso completo, el equipo de administración de Pharajon arrastraba entre cuatro y seis semanas para dejarlo operativo: accesos, planos de instalación, contactos de mantenimiento, protocolo de visitas, alta de facturación. Todo circulaba por correo y planillas paralelas, y cada nuevo locatario empezaba de cero. Con tres torres en cartera y rotación de espacios cada vez más rápida, la fricción se notaba en la primera reunión mensual.
La decisión fue construir un portal de incorporación propio, integrado al sistema de gestión de contratos que ya usábamos. No un producto nuevo: un flujo guiado que ordena lo que ya existía. Cada contrato firmado genera un expediente digital con etapas visibles para ambas partes, responsables asignados y fechas de vencimiento. El locatario ve qué falta de su lado; el equipo interno ve qué depende de nosotros.
Qué resolvimos y en qué orden
- Diagnóstico de las últimas incorporaciones. Revisamos los expedientes de los ocho contratos cerrados en el año anterior y mapeamos dónde se detenía cada uno. El cuello de botella estaba en la validación de seguros y en la coordinación de obras menores, no en la firma.
- Modelado del flujo por etapas. Definimos cinco estados: contrato cargado, documentación del inquilino, aprobaciones internas, obra y mudanza, activo. Cada estado tiene checklist propio y no permite saltos.
- Integración con el sistema de contratos. El portal lee el contrato y precarga datos de superficie, canon y vigencia. Evita el doble tipeo y deja trazabilidad de quién modificó qué.
- Prueba con dos incorporaciones reales. Antes de abrirlo a toda la cartera, lo corrimos en paralelo con dos locatarios de distinto perfil: un estudio jurídico y una firma de servicios tecnológicos. Ajustamos notificaciones y permisos según lo que apareció.
Lo que aprendimos en el camino
La resistencia inicial no vino de los inquilinos sino del equipo interno, que veía el portal como una capa extra de control. Lo resolvimos mostrando que reemplazaba planillas, no que se sumaba a ellas. También subestimamos la cantidad de documentación que llega en formato escaneado y sin nombre claro: hubo que agregar validación de archivos y campos obligatorios antes de aceptar una carga.
Otro punto: los plazos de obra menor dependen de terceros que no entran al portal. Ahí el sistema solo registra el estado y avisa cuándo corresponde escalar, pero la gestión sigue siendo humana. Fue importante no prometer automatización donde no la hay.
Resultado después de seis meses
El tiempo promedio de incorporación bajó de cinco semanas a dos y media, medido sobre once contratos. La documentación quedó centralizada y auditable, lo que simplificó las revisiones trimestrales con los inversores. El portal no reemplazó al equipo de administración: le quitó el trabajo de perseguir papeles y le devolvió tiempo para la relación con el locatario, que es donde se gana la renovación.
Si querés ver cómo aplicamos el mismo criterio en otros frentes de la cartera, podés revisar el caso del flujo de reservas estacionales o escribirnos desde la página de contacto para coordinar una visita a las torres.
