Un proyecto acotado, armado alrededor de decisiones concretas y restricciones reales.
La operación de reservas estacionales de un complejo corporativo se sostenía con planillas cruzadas y correos. Cuando entraba una temporada alta, dos personas distintas confirmaban el mismo espacio y el equipo comercial descubría el conflicto recién en la firma del contrato. El objetivo no era sumar software por moda: era dejar de perder reservas confirmadas por errores de coordinación entre administración, comercial y operaciones.
Un calendario único de disponibilidad, con reglas claras de prioridad entre contratos anuales y reservas puntuales. Antes de tocar cualquier herramienta, hubo que acordar quién decide cuando dos pedidos chocan en la misma franja.
Se descartó un sistema con aprobaciones en cadena: agregaba días al proceso y no resolvía el problema de fondo. En su lugar, se fijó un estado intermedio de reserva provisoria con vencimiento automático, para que un cupo no quede bloqueado indefinidamente por un pedido que nunca se cierra.
El equipo administrativo no iba a adoptar una interfaz nueva sin capacitación. Se mantuvo la carga desde el sistema contable existente y se agregó una capa de validación de solapamientos. La integración con el área de facturación quedó fuera del alcance inicial, a propósito.
Las confirmaciones duplicadas bajaron de forma notoria en la primera temporada completa. El tiempo de respuesta a un pedido se acortó porque dejó de depender de una cadena de correos. Y quedó documentado el criterio de prioridad, algo que antes vivía solo en la cabeza de dos personas.
El proyecto no resolvió todos los problemas de la operación. La facturación sigue siendo un paso manual y la integración con el portal del inquilino quedó pendiente. Lo que sí hizo fue ordenar el punto donde se generaban la mayoría de los conflictos.
La torre corporativa de oficinas premium en el corredor Panamericana se entrega por etapas, y eso obliga a coordinar reservas de espacios comunes, salas de reunión y estacionamientos con una demanda que cambia según la temporada de mudanzas corporativas. El workflow que armamos para Pharajon parte de una premisa simple: cada inquilino firma con fechas distintas y necesita acceso antes de que la obra esté cerrada del todo.
En lugar de un calendario único, dividimos el edificio en tres zonas de habilitación progresiva. La galería muestra cómo se ve ese proceso en obra, con los renders de fachada, los planos de planta libre y las fotos de los núcleos de circulación ya terminados.
El muro cortina con doble piel se montó primero para poder cerrar el edificio antes del invierno. Esa decisión permitió arrancar los trabajos interiores sin depender del clima y dejó la fachada lista para la auditoría de eficiencia energética.
Cada piso se entregó en planta libre con las instalaciones verticales ya resueltas. Los futuros inquilinos pueden dividir según su dotación sin tocar la estructura ni volver a intervenir el cielorraso técnico.
El núcleo concentra cuatro ascensores de alta velocidad y dos escaleras presurizadas. Es la parte que más condiciona el cronograma porque define cuándo se puede habilitar el acceso de personas al edificio.
La sala de máquinas quedó preparada para medir consumo por piso, uno de los créditos que más pesa en la certificación LEED. Sin esa medición, el canon de alquiler no se puede ajustar por uso real.
El acceso vehicular se resolvió con dos rampas separadas y control de patente. La idea es que la reserva de cocheras funcione con el mismo sistema que las salas de reunión, sin planillas paralelas.
El workflow termina en una vista compartida donde cada inquilino ve su fecha de acceso, las zonas habilitadas y las reservas que ya tiene asignadas. Es la parte menos vistosa del proyecto y la que más consultas evitó durante la preventa.
Canales de consulta y tiempos de respuesta del proyecto
Detrás de cada reserva estacional hay una cadena de decisiones que no admite improvisación: cupos que se liberan por franja, contratos que se firman con semanas de anticipación y una operación que cambia de ritmo según el mes. Por eso el soporte de este proyecto no se limita a responder consultas: acompaña la lectura de disponibilidad, la validación de condiciones y la coordinación entre las áreas que intervienen en cada confirmación.
Si algo del flujo no cierra, conviene escribir antes de forzar una reserva. Un ajuste a tiempo evita reprogramaciones, cupos duplicados y correcciones posteriores en la facturación del período.
Escribí a info@pharajon.com detallando el rango de fechas, la sede o el tipo de espacio y el volumen estimado. Respondemos dentro de las 24 horas hábiles. Si la consulta llega un viernes por la tarde, la respuesta se procesa el lunes siguiente.
Cuando una reserva ya está iniciada y aparece un problema de cupo, solapamiento o documentación pendiente, el teléfono +54 9 11 0018 7888 atiende de lunes a viernes de 9 a 18. Fuera de ese horario, dejá un mensaje con el número de operación y lo retomamos a primera hora.
Los contratos de temporada suelen requerir anexos por sede, seguros vigentes y comprobantes de facturación. Enviá la documentación completa en un solo correo para evitar idas y vueltas. La validación interna toma hasta 48 horas hábiles desde que el legajo está completo.
Cada reserva atraviesa cuatro estados: solicitud recibida, disponibilidad confirmada, documentación aprobada y reserva cerrada. Si pasadas 72 horas hábiles no hubo movimiento, escribinos con el asunto "seguimiento" y el identificador de la operación para que lo revisemos sin reiniciar el circuito.
Antes de escribir, vale la pena revisar las preguntas frecuentes: cubren los casos más comunes sobre cupos, cancelaciones y cambios de fecha. Si tu situación no aparece ahí, entonces sí conviene abrir una consulta directa.
Antes de avanzar conviene dejar por escrito qué entra y qué queda afuera de este proyecto. Las definiciones que siguen surgieron de las reuniones de kickoff y de las dudas que aparecieron al revisar el calendario comercial del año anterior.
No hablamos de fechas fijas de calendario. Una temporada es cualquier bloque de demanda concentrada que supera la capacidad operativa habitual: picos de ocupación en oficinas corporativas durante cierres de ejercicio, ventanas de mudanza de inquilinos en torres premium, o períodos de mayor rotación en parques industriales. El flujo se activa cuando la agenda de visitas y contratos supera el ritmo base, no cuando el mes cambia.
El proyecto no rediseña el sistema de facturación ni la integración con el ERP contable. Tampoco cubre la negociación de cánones ni las condiciones legales de los contratos de locación: eso sigue en manos del equipo legal. La automatización se limita a la coordinación de disponibilidad, confirmaciones y recordatorios entre las partes involucradas.
Cuando dos pedidos caen sobre el mismo espacio o la misma franja, la prioridad no la define el sistema por antigüedad sino por estado del expediente. Un contrato con documentación completa y aval aprobado gana sobre una consulta preliminar, aunque esta última haya llegado antes. La regla quedó documentada porque en la primera versión del flujo generaba discusiones internas.
Las cancelaciones dentro de las 72 horas previas no liberan el bloque de forma automática: pasan a una cola de revisión manual para evitar que un espacio quede visible como disponible cuando todavía hay una negociación abierta. Este punto fue uno de los ajustes más pedidos por el equipo comercial durante las pruebas.
Para registrar una reserva hacen falta el responsable, el tipo de espacio, la franja horaria y el motivo. Los datos de facturación y el contacto secundario son opcionales en la etapa de solicitud y se completan recién cuando la reserva pasa a confirmada. Forzar todos los campos desde el inicio fue lo que trabó la adopción en la primera prueba piloto.
Confirmada significa que hay responsable asignado, franja bloqueada y notificación enviada a las dos partes. Una solicitud aprobada pero sin notificación sigue contando como pendiente. Esta distinción parece menor, pero fue la causa de la mayoría de los reclamos durante el período de prueba en el corredor Panamericana.
Sofia Rojas Flores sigue de cerca las decisiones operativas detrás de cada desarrollo corporativo que pasa por Pharajon. En el caso de Seasonal Booking Workflow, su trabajo fue traducir la lógica de reservas por temporada a un flujo que un equipo de administración pueda sostener sin depender de planillas paralelas.
Arquitecta con recorrido en oficinas premium y naves industriales, Sofia trabaja en la intersección entre proyecto, operación y certificación LEED. Su enfoque es simple: antes de proponer una solución, entiende cómo se usa el activo en el día a día. Por eso insiste en revisar contratos, calendarios de ocupación y los cuellos de botella reales de cada edificio antes de tocar cualquier proceso.
Para consultas sobre este proyecto o sobre cómo aplicarlo en una cartera propia, se puede escribir directamente o coordinar una visita a la oficina en Córdoba.
Calle Pública 5, Córdoba, Córdoba, X5000, Argentina